文件加密后，在本机上打开和在公司内都可以正常流通，但要外发出去，就要先解密或制作成天锐绿盾外发文件。
文件加密
批量解密
具有较高权限的人员可以一次性将多个加密文件进行批量解密成明文后外发，不需要审批。但是进行的具体操作的时间、电脑、以及解密了哪些文件，绿盾将进行全程记录。
申请解密
普通终端可以向在线的管理人员（根据事先设置好的流程）发出申请，管理人员可以查看该文件的内容并选择是否同意解密，同意解密后，员工终端点击“下载解密文件”下载文件即可。
邮件白名单
可根据需要设置邮箱白名单地址，发送加密文件到白名单地址，加密的邮件附件自动解密，减少解密次数。并且提供批量导入的方式快速添加白名单邮箱。
外发文件控制
对一些需发给客户的安全性要求比较高的重要文件，可以把它们制作成受控外发文件。外发文件可以控制文件的操作权限，其中包括：打开次数、生存周期、密码验证、修改限制、截屏限制、打印限制、过期自毁等，超出限制将无法打开文件，防止外发文档二次扩散，确保信息安全。
信任软件列表：制作需要信任软件才能打开的外发文件，在打开时需要验证打开软件的信息，验证为信任软件才能正常打开。
机器码白名单：每台电脑有**一个机器码，针对经常联系、可信任的外部电脑，可以设定其机器码至白名单列表，不需要输入授权码即可打开外发文件。
外发水印：支持设置外发屏幕水印及外发打印水印，水印信息包括：包括打印时间、操作员名称及自设内容。水印内容的字体类型、大小、颜色、位置也可以自定义，并可以根据需要设置图层前景或背景显示。外发打印水印还支持图片水印。
外发记录：查看终端用户的文件外发情况，了解内部文件的外发去向。
审批管理
当有申请离线、外发、密级变更、文件解密时，需向指定的审批人员进行申请解密，申请通过后即可进行相应操作。
1）管理员可以根据企业情况自定义审批流程，根据自定义的流程进行解密申请、离线申请、外发申请、密级转换申请。
2）流程支持多级审批、同级多人审批等模式，审批方式支持手动审批、离线自动审批、所有状态自动审批等。
3）审批流程设置支持按分组分类、支持批量删除、支持按模板导入审批流程、支持审批流程导出为报表。
4）在终端跟服务器无法通讯的情况下，可以通过验证码的方式进行审批。
5）能够支持Windows、Linux和Mac全平台申请解密和处理审批消息，并且支持web申请解密和审理。
6）提供审批模板，支持按照终端操作员、岗位等方式分配审批流程
7）用户还可以通过Web方式和移动端app审批方式来处理审批流程。
8）申请解密支持根据文件密级智能选择流程。
9）当审批人出差或外出期间无法进行审批时，可设置委托审批人在某一时间段负责流程审批。